Годовая инвентаризация в ресторане по ФСБУ 28/2023

С 1 октября открывается окно, в которое ресторану нужно успеть пересчитать склад. Это не ежемесячная сверка остатков, а годовая инвентаризация перед бухгалтерской отчётностью. Правила задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н.

Стандарт стал обязательным с 1 апреля 2025 года. Конец 2026-го будет вторым циклом по новым правилам. Первый цикл многие прошли по привычке: су-шеф с планшетом сверил остатки в iiko и подписал распечатку. По ФСБУ 28/2023 результат такой проверки недействителен.

Разберём три вещи. Кого правила касаются. Чем годовой пересчёт отличается от кухонного. Какие 4 пункта стандарта чаще всего обнуляют работу целой смены.

Кого это касается, а кого нет

Сначала уберём лишнюю работу. Обязанность считать активы привязана не к налоговому режиму. Она привязана к обязанности вести бухучёт.

Закон 402-ФЗ освобождает предпринимателей от бухучёта. Условие одно: они ведут учёт доходов и расходов по налоговому законодательству. Нет бухучёта, значит нет годовой отчётности. Нет отчётности, значит нечего подтверждать инвентаризацией. Кафе на ИП читает эту статью как инструкцию по управленческому контролю, а не как перечень требований.

Статус малого предприятия от процедуры не спасает. Упрощённые способы учёта касаются регистров и форм отчётности. Обязанность пересчитать запасы перед годовым балансом они не отменяют. Общество с одной точкой на упрощёнке считает склад так же, как сеть из 20 заведений.

Сроки: правило 1 октября

Точку отсчёта задаёт пункт 16 стандарта. Запасы, основные средства, нематериальные активы и капитальные вложения считают не ранее 1 октября отчётного года. Остальное проверяют на отчётную дату, то есть на 31 декабря.

Для ресторана получаются 2 разные процедуры:

• продукты, посуда, оборудование и мебель: любая дата с 1 октября по 31 декабря на ваш выбор;
• расчёты с поставщиками, касса, авансы: строго на 31 декабря.

Полезную деталь добавляет пункт 10. Результаты по активам, посчитанным не ранее 1 октября, разрешено зарегистрировать в учёте того периода, когда работу закончили. Крайний срок регистрации: последний календарный день года. Пересчитали склад 20 октября, провели расхождения октябрём, в декабре к ним не возвращаетесь.

Оборудование можно считать реже. Основные средства стандарт разрешает инвентаризовать раз в 3 года, библиотечные фонды раз в 5 лет. Плиты, пароконвектоматы и мебель ежегодно пересчитывать не обязательно. Выбранную периодичность закрепите в учётной политике, иначе льгота не работает.

Четыре пункта, которые обнуляют результат

Здесь проходит граница между кухонным пересчётом и годовой инвентаризацией. Обычная сверка в ресторане устроена просто. Кладовщик обходит склад. Сверяется с отчётом из системы учёта. Расхождения списывает. Стандарт запрещает каждый элемент этой схемы.

Материально ответственное лицо не проверяет само себя. Пункт 20 звучит так: «Не допускается включение в состав инвентаризационной комиссии лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией». Шеф-повар, за которым закреплён склад, в комиссию по этому складу не входит. Присутствовать при пересчёте он обязан. Расписку даёт. Опись подписывает. Но считает не он.

Отсутствие одной пятой комиссии делает результат недействительным. Формулировка пункта 21 жёсткая, оговорок про уважительные причины в ней нет. Посчитайте порог на своём составе, и обнаружится обрыв между 5 и 6 членами:

Практический вывод ровно обратный интуиции. Комиссию из 3 человек собрать легче, но она рассыпается от одного больничного. Комиссия из 6 человек переживает одного отсутствующего и остаётся действительной. Если пересчёт идёт в сезон простуд, 6 членов надёжнее 4.

Данные учётной системы за факт не считаются. Определять фактическое наличие пункт 23 запрещает «со слов материально ответственных лиц или по данным регистров бухгалтерского учета». Выгрузка остатков из iiko или r_keeper и есть регистр. Она нужна для сличения. А фактическое наличие получают подсчётом, взвешиванием, обмером и осмотром. Поэтому двойной учёт склада годовую процедуру не заменяет.

Склад между днями пересчёта закрывают. Когда инвентаризация идёт несколько дней, пункт 29 требует ограничить доступ в помещения в отсутствие комиссии. Варианты прямо названы: опечатать, поставить сигнализацию, включить видеонаблюдение. Для круглосуточной кухни это самое неудобное требование. Обычно его решают разбивкой склада на зоны, каждую из которых закрывают за 1 смену.

Комиссию разрешено не создавать в 3 случаях (пункт 22). Первый: из работников есть только руководитель и главный бухгалтер либо только руководитель. Второй: подписан договор на проведение инвентаризации с аудиторской организацией. Третий: работает ревизионная комиссия, предусмотренная уставом. Небольшому ООО с наёмным персоналом ни один вариант обычно не подходит.

Весовые товары считают в 2 журнала

Норму пункта 28 будто писали про ресторанный склад. При большом количестве весовых товаров документ с результатами перевеса ведут раздельно. Один журнал ведёт член комиссии, второй ведёт ответственный работник. В конце дня записи сличают. В итоговую опись вносят выверенный результат.

Два независимых замера снимают спор о цифре. Планируя работу, закладывайте на весовую группу вдвое больше рук, чем на штучные позиции. Заведение на 80-120 посадочных мест обычно держит 300-400 складских позиций. Команда из 4 человек проходит такой склад за 5-7 часов. Около половины времени уходит на мясо, рыбу и овощи.

Пересортица: 4 условия одновременно

Зачесть излишки против недостач по пересортице позволяет пункт 13. Но только в исключительных случаях и при совпадении 4 условий сразу:

• один и тот же период;
• одно и то же материально ответственное лицо;
• активы одного и того же наименования;
• тождественные количества.

Ресторанная практика расходится с нормой почти всегда. Нашли недостачу 2 кг говядины и излишек 2 кг свинины? Зачёт невозможен, наименования разные. Недостача 3 кг и излишек 2 кг одного товара тоже не зачитываются: количества не тождественны. Под норму реально попадает узкий случай. Например, 1 сорт муки оприходовали вместо другого, а вес совпал.

Когда стоимость недостающего выше стоимости излишка, разницу относят на виновных лиц или на расходы. Ответственный работник даёт письменное объяснение. Объяснение приобщают к документам инвентаризации.

Естественная убыль и главная ошибка ресторана

Нормы естественной убыли продовольственных товаров в торговле и общественном питании утверждены приказом Минпромторга от 01.03.2013 № 252 (Минюст 05.04.2013, № 27999). Раздел по ресторанному питанию там есть. В нём таблицы по классам складов, температурным режимам и срокам хранения.

Дальше идёт то, что понимают неверно чаще всего. Приказ № 252 распространяется на потери при хранении и транспортировке, но не на потери при приготовлении. Усушка мяса при запекании, уварка бульона, зачистка овощей: всё это технологические потери. Обосновывают их технологическими картами и нормами выхода, а не приказом Минпромторга. Списание уварки как естественной убыли даёт проверяющему готовый повод снять расход.

Порядок применения задан пунктом 14. В нём 2 ловушки:

1. Норму применяют только при фактически выявленной недостаче. Списать «в пределах нормы» заранее, без пересчёта, нельзя.
2. Очерёдность жёсткая. Сначала зачёт по пересортице, потом нормы убыли. И только по тому наименованию, по которому недостача осталась.

Есть третья ловушка, самая дорогая. В пункте 14 сказано о недостаче активов, «для которых экономическим субъектом установлены нормы естественной убыли». Сам по себе приказ № 252 в вашем учёте не работает. Нормы нужно закрепить внутренним документом со ссылкой на него. Такого документа нет? Тогда вся недостача уходит сверх норм и на расходы не падает.

Как отражают излишки и недостачи

Оценку задаёт пункт 11, порядок отражения задаёт пункт 12.

Последняя строка ресторану полезна отдельно. Продукт с повреждённой упаковкой, который можно пустить в переработку, списывать целиком не нужно. Его стоимость корректируют на сумму обесценения.

Налоговые последствия недостачи считают отдельно от бухгалтерских. Здесь стоит свериться с обзором налогов для ресторанного бизнеса.

Чем рискует директор

Штраф за формальную инвентаризацию накладывают не на компанию. Статья 15.11 КоАП адресована должностному лицу: 5 000-10 000 ₽ за первое нарушение. За повторное 10 000-20 000 ₽ либо дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет. Организацию по этой статье не штрафуют вовсе.

Грубым нарушением считаются 3 вещи. Искажение любого денежного показателя отчётности не менее чем на 10%. Занижение налога на те же 10%. Регистрация в регистрах мнимого объекта учёта. Третий пункт прямо про нашу тему: опись, подписанную без фактического пересчёта, инспектор вправе трактовать именно так.

Порог в 10% для ресторана не абстрактный. При складе на 1,5 млн ₽ достаточно разойтись на 150 000 ₽, чтобы попасть под определение. На весовой группе такая сумма набирается за год без всякого умысла.

Документы: чего не хватает в типовой распечатке

Обязательное содержание описи задают пункты 31-35. Сверьте свой шаблон по списку:

• наименования активов, количество по номенклатуре и в единицах учёта;
• число порядковых номеров прописью и общее количество прописью на каждой странице;
• отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов с подписями проверявших;
• расписка ответственного работника о пересчёте в его присутствии и об отсутствии претензий;
• подписи всех членов комиссии и ответственного работника;
• прочерки вместо пустых строк на последней странице бумажной описи.

Второй пункт списка выгрузка из системы учёта не выполняет почти никогда. Количество прописью на каждой странице и есть основная доработка шаблона.

Формы ИНВ-3 и ИНВ-19 с 2013 года не обязательны, свои формы разработать можно. Но содержание из пунктов 31-35 обязательно в любой форме. Ошибки исправляют с подписями всех членов комиссии и ответственного работника. К описи приобщают акты обмеров, результаты перевеса и объяснения по пересортице.

Чек-лист на октябрь

1. Проверить форму бизнеса. ИП без бухучёта дальше не идёт.
2. Издать приказ: состав комиссии без ответственных за склад, даты, перечень объектов.
3. Закрепить нормы естественной убыли внутренним документом со ссылкой на приказ № 252.
4. Зафиксировать в учётной политике периодичность инвентаризации основных средств.
5. Доработать шаблон описи под пункты 31-35, прежде всего количество прописью.
6. Собрать расписки ответственных работников до начала пересчёта.
7. Спланировать перевес весовой группы в 2 независимых журнала.
8. Продумать закрытие зон склада, если пересчёт идёт больше 1 дня.
9. Провести зачёт по пересортице, затем применить нормы убыли к остатку недостачи.
10. Отразить результаты не позднее 31 декабря.

Технику быстрого пересчёта мы разбирали в материале про инвентаризацию в ресторане. Годовая процедура надстраивается над ней. Считают так же, а требования к составу комиссии, документам и оценке расхождений добавляются сверху.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести годовую инвентаризацию в ноябре, а не в декабре?

Да, можно. Для запасов, основных средств, нематериальных активов и капитальных вложений подходит любая дата начиная с 1 октября. Расчёты с поставщиками и кассу всё равно сверяют на 31 декабря.

Шеф-повар отвечает за склад. Может он возглавить комиссию?

Не может. Запрет прямо стоит в пункте 20: в комиссию нельзя включать тех, кто материально отвечает за проверяемые объекты. Присутствовать при пересчёте шеф обязан, опись подписывает, но членом комиссии не становится.

Хватит ли выгрузки остатков из системы учёта?

Не хватит. По пункту 23 фактическое наличие нельзя определять по регистрам бухучёта. Выгрузку используют для сличения, а факт получают подсчётом и взвешиванием.

Обязан ли ИП на патенте проводить годовую инвентаризацию?

Не обязан, если он не ведёт бухучёт добровольно. Освобождение даёт закон 402-ФЗ, а налоговый режим здесь роли не играет.

Что будет, если 1 член комиссии не пришёл?

При составе из 5 человек отсутствие одного и есть ровно 1/5, поэтому результаты признаются недействительными. А вот комиссия из 6 человек одного отсутствующего переживает, и в этом смысл запаса по численности.

Можно ли списать уварку и усушку при готовке как естественную убыль?

Нельзя. Приказ № 252 относится к хранению и транспортировке. Потери при тепловой обработке обосновывают технологическими картами и нормами выхода. Подробнее об этом в материале про списания и нормы выхода.