Cash Flow ресторана: платёжный календарь и кассовый разрыв

Ресторан может закончить месяц с прибылью и при этом не заплатить зарплату вовремя. Это не парадокс и не признак плохого учёта. Прибыль считается по факту оказания услуги, а деньги приходят и уходят по своему графику: аренду просят до начала периода, поставщик ждёт оплату через неделю, выручка по картам оседает на счёте через два дня, а корпоративный клиент платит за банкет через месяц. Когда эти графики расходятся, наступает кассовый разрыв.

Разберём, как посчитать разрыв заранее на конкретных цифрах, как собрать платёжный календарь, где в ресторане обычно заморожены деньги и в каком порядке платить, если разрыв уже наступил.

Почему прибыльный ресторан остаётся без денег

Кассовый разрыв это ситуация, когда срок платежа наступил, а денег на счёте меньше суммы платежа. Причина почти всегда в сроках, а не в убытках.

Три источника рассинхрона, которые дают почти все разрывы в общепите:

• Задержка эквайринга. Выручка по картам поступает на расчётный счёт не в день продажи, а через один или три дня в зависимости от банка и тарифа. Выходные усиливают эффект: пятничная и субботняя выручка приходит во вторник.
• Отсрочка наоборот. Аренду и налоги платят по календарю, а не по факту выручки. Аренда обычно уходит в первых числах, налоги в конце месяца, зарплата дважды в месяц. Эти даты не двигаются.
• Дебиторка. Банкеты и корпоративное обслуживание отгружаются сегодня, а оплачиваются через 15 или 30 дней. В отчёте о прибылях эта выручка уже есть, на счёте её нет.

Разница между прибылью и деньгами это разница между двумя отчётами. Отчёт о прибылях и убытках отвечает на вопрос, заработали ли вы. Отчёт о движении денег отвечает, чем платить в четверг. Если первый вы ещё не ведёте, начните с него: как он устроен, разобрано в материале про P&L ресторана.

Как посчитать разрыв заранее: пример на месяц

Возьмём заведение на 100 посадочных мест с выручкой 3 000 000 ₽ в месяц и такой структурой расходов: закупки 960 000 ₽, ФОТ 780 000 ₽, аренда 330 000 ₽, коммунальные 75 000 ₽, налоги по УСН 6% это 180 000 ₽, прочее (софт, лизинг, реклама, хозрасходы) 320 000 ₽. Итого расходов 2 645 000 ₽, прибыль 355 000 ₽. Месяц прибыльный.

Теперь расставим те же расходы по датам оплаты и посмотрим накопленный отток:

К 15 числу вы должны заплатить накопленным итогом 1 275 000 ₽. Считаем, сколько денег к этой дате реально дошло до счёта. Из выручки 3 000 000 ₽ один банкет на 300 000 ₽ продан с отсрочкой 30 дней, значит живыми деньгами в этом месяце придёт 2 700 000 ₽, то есть 90 000 ₽ в день. Эквайринг зачисляет с задержкой два дня, поэтому к 15 числу на счёт поступила выручка за 13 дней: 90 000 × 13 = 1 170 000 ₽.

Разрыв виден сразу: 1 275 000 минус 1 170 000 это 105 000 ₽. Если на 1 число на счёте лежало 150 000 ₽, аванс вы выплатите и останетесь с 45 000 ₽. Если лежало меньше 105 000 ₽, платёжка по зарплате не пройдёт, хотя месяц закроется с прибылью 355 000 ₽.

Это и есть главный вывод расчёта: прибыль за месяц не говорит ничего о вашей платёжеспособности 15 числа. Отвечает на этот вопрос только календарь.

Платёжный календарь: что в нём должно быть

Горизонт для ресторана это 30 или 45 дней. Недельного планирования не хватает: крупные платежи привязаны к числам месяца, и неделя их просто не видит.

Минимальный набор колонок: дата платежа, контрагент, сумма, категория, признак обязательности, статус. Отдельно ведите ожидаемые поступления с датой фактического зачисления, а не датой продажи. Именно подмена одной даты другой чаще всего и прячет разрыв.

Ключевое поле это признак обязательности, потому что он задаёт порядок действий в плохой месяц:

• Неотложные платежи. Зарплата, налоги и взносы, аренда, лизинг. Просрочка стоит денег и отношений: пени, штраф по договору, риск блокировки счёта.
• Отложимые платежи. Закупка непродовольственных товаров, маркетинг, мелкий ремонт, обучение. Их можно сдвинуть на две недели без последствий.

Обновляйте календарь ежедневно по факту зачислений. Календарь, который обновляют раз в неделю, показывает прошлое.

Где в ресторане заморожены деньги

Первое место, где стоит искать ликвидность, это склад. При закупках 960 000 ₽ в месяц вы тратите на продукты примерно 32 000 ₽ в день. Если на складе лежит запас на 14 дней, в нём заморожено 32 000 × 14 = 448 000 ₽. Сокращение запаса до 8 дней высвобождает 32 000 × 6 = 192 000 ₽.

Здесь важна оговорка, которую часто путают: это разовое высвобождение, а не ежемесячная экономия. Вы один раз вынимаете из склада 192 000 ₽ и дальше просто держите запас меньше. Экономия появляется отдельно, за счёт того, что меньше запаса это меньше списаний по сроку годности.

Чтобы сокращать запас без стоп-листов, нужны две вещи: понимать реальную оборачиваемость по каждой позиции и прогнозировать спрос. По первому пункту помогает ABC-анализ продуктов и регулярная инвентаризация, по второму AI-прогноз спроса. Заодно проверьте, корректно ли вы считаете списания: занижённые списания завышают остаток на бумаге, и вы закупаете то, что уже испортилось.

Второе место это эквайринговая задержка. Разница между зачислением на третий день и на следующий это два дня выручки, в нашем примере 180 000 ₽ постоянно доступных денег. Иногда быстрое зачисление стоит небольшой надбавки к ставке, и это всё равно дешевле овердрафта. Как считать такие условия, разобрано в материале про эквайринг для ресторана.

Отсрочка у поставщиков это бесплатный оборотный капитал

Каждый дополнительный день отсрочки на закупки стоит ровно дневной объём закупок. При 32 000 ₽ в день семь дополнительных дней отсрочки дают 224 000 ₽ оборотного капитала, за который вы не платите проценты.

Считайте это именно так, по дневному объёму. Распространённая ошибка звучит как «мы закупаем на 500 000 ₽, значит отсрочка даёт нам 500 000 ₽ кредита». Отсрочка даёт вам объём закупок за срок отсрочки, а не сумму одной поставки.

Что работает в переговорах:

• История платежей. После шести месяцев без просрочек просьба увеличить отсрочку с 7 до 14 дней выглядит обоснованной.
• Разделение корзины. Скоропортящееся берите у поставщика с отсрочкой, товары длительного хранения у того, кто даёт скидку за предоплату. Скидка 5% за предоплату на консервы и крупы часто выгоднее отсрочки на них же.
• Отказ от единственного поставщика. Без альтернативы у вас нет предмета для разговора об условиях.

Дебиторка: что стоит зафиксировать в договоре

Дебиторка в ресторане это почти всегда банкеты и корпоративное обслуживание. Правила лучше зафиксировать до первого банкета, а не после первой просрочки:

• Предоплата не менее 50% от суммы банкета в момент подтверждения даты.
• Отсрочка по остатку не более 15 дней.
• Пени за просрочку, например 0,1% от суммы долга за каждый день.
• Лимит долга на одного клиента, при превышении которого новые заказы не принимаются.

Ведите реестр по возрасту долга. До 30 дней это рабочая ситуация, от 30 до 60 повод звонить лично, свыше 60 повод остановить обслуживание и переходить к претензии. Долг, которому больше 90 дней, взыскивается плохо, и планировать его как деньги нельзя.

Резерв: сколько нужно и за сколько его собрать

Резерв считают в месяцах постоянных расходов, а не в процентах от выручки. Постоянные расходы в нашем примере это аренда 330 000 ₽, оклады административного персонала 180 000 ₽ и софт, связь, лизинг на 90 000 ₽, всего 600 000 ₽ в месяц. Ориентир от 1,5 до 2 месяцев даёт от 900 000 до 1 200 000 ₽.

Теперь честная часть. При прибыли 355 000 ₽ и отчислении 20% вы откладываете 71 000 ₽ в месяц, и на нижнюю границу резерва уйдёт около 13 месяцев. Резерв это не проект на квартал. Поэтому его собирают параллельно с работой над оборачиваемостью и отсрочками, которые дают эффект сразу.

Держите резерв на отдельном счёте и не финансируйте из него ремонт, оборудование или маркетинг. У резерва одна задача: закрывать разрывы и аварии вроде поломки холодильника.

Что делать, если разрыв уже наступил

Порядок действий, когда денег на все платежи не хватает:

1. Зарплата и налоги. Просрочка по зарплате влечёт компенсацию за задержку и проверку, по налогам пени и риск блокировки счёта. Платите в первую очередь.
2. Аренда. Проверьте в договоре размер пени и срок, после которого арендодатель вправе применить санкции. Часто выгоднее заранее попросить сдвиг на 5 дней, чем допустить просрочку молча.
3. Скоропортящиеся закупки. Без них вы завтра не откроетесь.
4. Всё остальное. Двигайте без сожалений.

Что сделать в тот же день: позвонить поставщикам и попросить сдвиг конкретной поставки на конкретную дату (это почти всегда работает лучше, чем молчание), приостановить отложимые платежи, снять с закупки позиции с низкой оборачиваемостью. Овердрафт и кредит это последний шаг, и брать их стоит только под понятный график возврата, иначе разрыв повторится в следующем месяце с процентами.

Чек-лист

1. Соберите платёжный календарь на 30 дней с датами фактического зачисления выручки, а не датами продаж.
2. Разделите платежи на неотложные и отложимые.
3. Посчитайте накопленный отток и накопленный приход по датам и найдите день с минимальным остатком.
4. Сократите запас до 7 или 10 дней оборота.
5. Запросите у ключевых поставщиков отсрочку на 7 дней дополнительно.
6. Проверьте срок зачисления эквайринга и сравните с альтернативным тарифом.
7. Введите предоплату 50% и лимит долга по банкетам.
8. Откройте отдельный счёт для резерва и задайте фиксированный процент отчислений.

Платёжный календарь не увеличивает выручку. Он даёт другое: вы узнаёте о проблеме 1 числа, когда её ещё можно решить переговорами, а не 15 числа, когда остаётся только занимать.

RestPilot закрывает ту часть задачи, которая связана со складом и закупками: складской учёт с автоматическими списаниями по техкартам и оповещениями о минимальных остатках, ABC-анализ и фуд-кост в реальном времени, сравнение цен поставщиков и AI-прогноз спроса. Это влияет на две самые крупные статьи оттока, закупки и списания, и на объём денег, замороженных в запасе. Сам платёжный календарь и расчёты по нему остаются за вами.

Часто задаваемые вопросы

Чем кассовый разрыв отличается от убытка

Убыток это когда расходы за период больше доходов. Кассовый разрыв это когда денег нет в конкретный день, при том что период может быть прибыльным. В примере выше месяц закрывается с прибылью 355 000 ₽ и при этом 15 числа не хватает 105 000 ₽ на аванс.

На какой срок строить платёжный календарь

От 30 до 45 дней. Более короткий горизонт не показывает крупные платежи, привязанные к числам месяца: аренду в начале и налоги в конце. Более длинный теряет точность, потому что прогноз выручки на два месяца вперёд в общепите ненадёжен.

Какой размер резерва считается нормальным

От 1,5 до 2 месяцев постоянных расходов, то есть аренды, окладов административного персонала, лизинга и подписок. Считать резерв в процентах от выручки не стоит: выручка меняется, а обязательства, которые нужно платить при закрытом зале, нет.

Сколько денег освобождает сокращение складского запаса

Дневной объём закупок, умноженный на число дней сокращения. При закупках 32 000 ₽ в день сокращение запаса с 14 до 8 дней даёт 192 000 ₽. Важно: это разовое высвобождение денег, а не ежемесячная экономия.

Что платить первым, если денег не хватает на всё

Зарплату и налоги, затем аренду с учётом пени по договору, затем скоропортящиеся закупки. Остальное сдвигается. Отдельно стоит сразу договориться с поставщиками о переносе конкретных поставок, а не ждать даты платежа молча.

Обязательно ли вести календарь в специальной программе

Нет, на старте достаточно таблицы. Ошибки в ней возникают не от инструмента, а от того, что её обновляют нерегулярно и ставят дату продажи вместо даты зачисления. Автоматизация имеет смысл, когда счетов становится столько, что ручное ведение перестаёт успевать за фактом.

Можно ли считать банкет с отсрочкой выручкой месяца

В отчёте о прибылях и убытках да, в платёжном календаре нет. В календаре банкет попадает на дату фактического зачисления. Именно смешение этих двух логик и создаёт разрыв, который никто не заметил заранее.